8 técnicas de gestão do tempo e produtividade
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O que é gestão do tempo?

Atualmente, muitos são os ladrões da nossa atenção: redes sociais, smartphones e o famigerado Whatsapp, e-mails sem fim e, não bastassem todas essas distrações tecnológicas, ainda existem as muitas interrupções no trabalho, como os telefonemas e até colegas solicitando nossa atenção.

Isso gera uma perda de tempo irreparável ao longo das nossas horas, dias e semanas. E de tempos em tempos nos perguntamos: “Por que não consegui cumprir com minhas tarefas, se não parei de trabalhar nem um minuto?”

Isso pode gerar frustração, cansaço e até serviço indo para casa com você no final do dia. E isso apenas reforça a ideia de que você não tem uma gestão do tempo no trabalho. 

A gestão do tempo e a produtividade devem andar juntas, porque ser produtivo não tem nada a ver com o número de horas trabalhadas, mas justamente nos resultados gerados nestas horas.

Às vezes, duas horas extras com foco total no trabalho e livre de interrupções geram muito mais produtividade do que 8 horas seguidas no horário comercial.

Esse resultado reflete uma boa gestão do tempo no trabalho, mas nem sempre conseguimos tê-la e, nos perguntamos: por quê?

Uma pesquisa conduzida pela professora da Universidade da California de Irvine, Gloria Mark, revela que cada vez que a pessoa é interrompida, ela leva cerca de 20 minutos para começar a se concentrar novamente no assunto em que estava. E isso é terrível para a questão da produtividade.

Essa pesquisa talvez comece a nos apresentar as respostas para aquelas perguntas sobre o porquê de não conseguirmos terminar nossas tarefas.

Como gerir prazos curtos e apertados?

Atualmente, em tempos de prazos curtos e apertados, muito se fala em gerir bem suas horas. Mas o que é gestão de tempo?

Gestão do tempo nada mais é que um ato ou processo de planejamento e execução do controle consciente do tempo e das atividades. Você deve saber o quanto gastou e ainda vai gastar para executar determinadas tarefas; se não sabe, planeje.

Na verdade, em qualquer área, a administração do tempo e organização são peças fundamentais.

Por exemplo, se você está gerenciando um projeto vai querer encontrar a melhor forma de executar o trabalho, ou então pensar em uma melhor forma de gestão do tempo em projetos, considere utilizar algumas ferramentas de gestão, como um Modelo de Canvas, PM VISUAL, Kanban ou Métodos Ágeis Scrum, que são elementos que podem otimizar muito o seu tempo na etapa de planejamento.

O que faz você perder seu tempo?

No ambiente profissional, a produtividade é medida pelos resultados que cada colaborador gera para sua organização.

Resultados positivos significam que houve uma atenção focada nas atividades. Entretanto, os resultados negativos exigem que as prioridades sejam revistas para que o colaborador volte a ser produtivo.

Muitas vezes, segue-se uma rotina diária previamente estabelecida pelo nosso senso crítico de prioridade. Porém, quantas vezes se dá importância apenas àquilo que queremos? Por isso, é muito importante prestar atenção naquilo que anda roubando seu tempo.

Os desperdícios de tempo podem ser divididos em duas origens: autogerados e gerados pelo ambiente. Quantos e-mails sem importância você têm recebido? Quantas mensagens respondeu pelo Whatsapp? Esses são desperdícios típicos da atualidade.

Os desperdícios autogerados são mais fáceis de serem eliminados e basta um pouco de atenção para notá-los:

Desorganização

Como está o seu local de trabalho? Ele é funcional e permite que você encontre tudo o que precisa facilmente?

Procrastinação

O quanto você adia suas ações? Isso é algo comum, porém torna-se um problema quando impede o funcionamento normal de suas ações.

Incapacidade de dizer não

Dizer sim para tudo pode gerar atividades em excesso e lhe deixar sobrecarregado. A sobrecarga de trabalho gera maior cansaço e por consequência, menor produtividade;

Ladrões de tempo

Quanto tempo você passa olhando e-mails, mensagens instantâneas e redes sociais? Hoje em dia é muito fácil se distrair e passar horas fazendo isso.

Por outro lado, há aqueles desperdícios gerados pelo ambiente. Eles são mais difíceis de serem eliminados, mas não impossíveis. Reuniões com stakeholders, conversas paralelas, relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias são alguns exemplos.

Como melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho?

Após identificar tudo aquilo que desperdiça seu tempo é hora de colocar a mão na massa. Há algumas práticas que podem ser executadas para melhorar sua produtividade.

Um fato muito importante e que muitas pessoas não prestam atenção é que há horários ao longo do dia em que você produz mais. Alguns especialistas chamam isso de horário nobre. É aquele período em que você sente que desempenha melhor suas atividades.

Ele muda de pessoa para pessoa e pode ser de manhã, à tarde, à noite e até mesmo de madrugada. Descobrir em qual horário você é mais produtivo é útil para realizar aquelas atividades que merecem mais sua atenção.

Além disso, é preciso traçar planos das atividades a serem realizadas. Esta também é uma dica que varia para cada pessoa.

Existem planos anuais, mensais, semanais e até mesmo diários. É preciso descobrir qual funciona melhor para você. Os planos servem tanto para definição de prioridades quanto um meio de consulta e referência. Além de servir como um ótimo organizador de tempo.

Planejamento de atividades e prioridades

Mas não basta planejar se você não souber como executar. Para um bom gerenciamento de tempo, existe um método chamado “Sistema ABC de Prioridades”.

Esse sistema é simples de ser aplicado, bastando marcar uma letra para cada atividade de seu planejamento, sendo:

A: aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, pois é de importância crítica;

B: aquela tarefa que é importante, mas que não precisa ser realizada imediatamente;

C: aquela tarefa que deve ser feita, mas não existe urgência.

Se você é líder de alguma equipe, ajude seus colaboradores a priorizar suas tarefas. Possuir metas claras auxilia a não perder o foco e a visualizar o objetivo final de determinada atividade.

Mas, o grande segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Fazer o certo da primeira vez impede que você tenha que fazer a mesma tarefa novamente.

Como fazer a gestão do tempo?

Já para o dia a dia, vamos dar aqui algumas dicas de como fazer a gestão de tempo no trabalho ou mesmo na sua via cotidiana para obter os resultados desejados, e ainda haja tempo para você descansar, fazer uma academia ou ainda, se precisar, partir para outras tarefas.

Assim sendo, aqui vão algumas sugestões de como administrar o tempo:

1. Diminua as distrações

Para ter uma melhor organização pessoal e gestão do tempo, diminua o tempo perdido com as distrações como Whats app, redes sociais e até a leitura indiscriminada dos e-mails durante o dia inteiro.

Uma dica é desabilitar as notificações de mensagens do celular e alertas de e-mails, e reservar um ou dois momentos no seu dia para checagem de mensagens, e-mails ou mídias sociais. Se você for um “viciado” no celular, sugiro se esforçar um pouco e mudar esse hábito, que além de prejudicar a sua organização do tempo, afeta também a sua saúde.

2. Planejamento e Revisão semanal

Para começar a semana de forma planejada, com melhor gestão de tempo e produtividade, tenha um momento semanal para fazer um planejamento de suas atividades da semana, analisar suas pendências, seus projetos pessoais e até profissionais engavetados.

Esse planejamento semanal poderá ser modificado, se necessário, com o decorrer da semana. Eu, particularmente, gosto de fazer no domingo à noite – na hora do “Fantástico” – 30 ou 40 minutos são o suficiente para ter uma boa administração de tempo.

3. Faça uma agenda

Tenha uma agenda. É preciso ter uma agenda na qual você consiga enxergar os compromissos do dia, da semana e até os mensais.

Use uma agenda de papel ou eletrônica, ou até uma planilha de gestão do tempo, para organizar melhor suas tarefas e o prazo que têm para concluí-las.

Existem várias ferramentas que vão ajudá-lo nisso. Eu particularmente utilizo a agenda do Google, sincronizada com o meu celular. Então, onde estou dá para saber rapidamente tudo o que tenho programado até o ano que vem, dos compromissos que já tenho agendado.

Mais uma coisa: revise essa agenda todo dia no início da manhã ou no final do dia anterior (preferível) já veja sua programação do dia que está por vir.

4. Tire as pendências da cabeça

Anote as pendências, para não ficar perdendo tempo pensando nelas - o que atrapalha muito a sua produtividade - e escolha um momento para resolvê-las. Essas “pendências” ficam ocupando um espaço importante do cérebro, cansa a cabeça e consome uma energia danada.

Só para você fazer um paralelo, é como o celular procurando sinal de wi-fi o tempo todo que ele está ligado. Isso consome uma bateria danada, não é mesmo?

Para fazer isso – tirar as pendências da cabeça - você pode utilizar uma agenda de papel, o celular, criar um grupo no Whatsapp só com você ou ainda, um aplicativo – eu utilizo por exemplo o “To do ist”, mas existem vários outros aplicativos.

5. Faça agora e não deixe para amanhã

Quando surgir uma tarefa que vai levar um tempo curto – como passar um e-mail urgente--, faça naquela hora e já resolva a questão. Isso se chama “não procrastinar”. Se for tomar um tempo longo, planeje. Veja quanto tempo será necessário e planeje dias ou blocos de tempo para resolver a questão. Assim você consegue a otimização do tempo!

Não deixe para depois, porque senão isso poderá virar mais um item da lista de coisas urgentes que você ainda não fez.

6. Tenha foco

Não faça várias coisas ao mesmo tempo, comece e complete tarefa a tarefa. Um estudo do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres comprovou que o estado multitarefa pode reduzir até 40% da produtividade.

É aquela mesma história do “dirigir” e atender o celular, a atenção fica dividida e alguma parte do que está sendo executado sai perdendo nisso. Neste caso, a atenção no trânsito – que certamente que é o que merece uma prioridade nesse momento - é prejudicada.

Ou seja, por mais que exista uma ilusão do cérebro que você está fazendo muitas coisas ao mesmo tempo, saiba que vai acabar levando muito mais tempo para completar cada tarefa, do que se tivesse fazendo uma a uma isoladamente.

7. Saiba priorizar

Analise suas tarefas do dia e siga o seu planejamento. Além disso, considere as prioridades: saiba diferenciar o que é urgente e importante, importante e não urgente, e veja se não está classificando algo como “urgente e não importante” e sair correndo ou colocando foco em algo que não deveria.

Estudos mostram que a maioria das pessoas dedicam a maior parte do seu tempo no que é “Importante e Urgente” o chamado  “Fire Fighting” – ou seja, vive apagando incêndio. Para uma boa gestão de tempo e produtividade, o ideal seria dedicar cerca de 70% naquilo que for “Importante e Não urgente”. Sinal de Planejamento, organização, produtividade e eficiência.

8. Seja gestor do próprio tempo

Cuidados com os pedidos de atenção de “1 minutinho” de outras pessoas! Esses pedidos são verdadeiras ciladas para a gestão do tempo e organização do trabalho.

Esse prazo nunca é real, e pode levar 30 ou 40 preciosos minutos do tempo que você já não tinha. Organize essa conversa, olhe para a sua agenda e veja onde você tem uma brecha, que não vai atrapalhar o seu planejamento.